Työaikajärjestelmät hallintaan – Excelistä apuna viisivuorotyön suunnittelussa
Nopeasti kasvavissa yrityksissä tuotannon tarpeet muuttuvat joskus nopeammin kuin työaikajärjestelmät ehtivät mukautua. Eräässä asiakasyrityksessä työntekijöitä ja asiakkaita oli tullut parin vuoden aikana rutkasti lisää, ja tuotantokapasiteetti venyi äärirajoille. Päivävuoro ei riittänyt, kaksivuoro ei enää helpottanut, ja lopulta tehtiin laajennus – mutta silti siirryttiin myös kolmivuorotyöhön. Meni puolitoista vuotta, eikä sekään enää riittänyt.
Tuotantojohtaja pohti vaihtoehtoja: voisiko niin sanottu keskeytymätön kolmivuoro eli viisivuorojärjestelmä tuoda ratkaisun? Työehtosopimus kyllä mahdollisti tämän, mutta sen työaikamääräykset olivat monimutkaiset, ja samalla haluttiin huomioida myös työntekijöiden toiveet.
Minä sukelsin työehtosopimuksen työaikaa koskevien määräysten maailmaan ja rakensin ratkaisuksi kalenteripohjaisen Excel-taulukon:
🔹 Taulukkoon oli rakennettu 12 erilaista vuorokierron mallia
🔹 Käyttäjä syötti kalenteriin vain haluamansa vuoromallin tunnuksen sekä päivämäärän, jona halusi uuden järjestelmän alkavan
Excel hoiti loput:
- Laski työvuorot, vapaapäivät ja lomat oikeille kohdille
- Laski työajan toteutuman vuosityöaikamääräysten mukaan
- Koosti palkkakustannuslaskelman valitulla järjestelmällä
- Loi työvuoroluettelot työntekijöille myös tuleville vuosille
Tämän työkalun ansiosta tuotantojohto pystyi vertailemaan eri vaihtoehtoja, osallistamaan työntekijät vuoromallin valintaan ja tekemään päätöksiä konkreettisilla tiedolla, eikä pelkillä oletuksilla tai arvailulla.
📆 Työaikasuunnittelua älykkäästi
Usein ajatellaan, että työaikojen suunnittelu vaatii kallista ohjelmistoa. Todellisuudessa älykäs Excel-ratkaisu voi tuoda saman hyödyn – joskus jopa joustavammin ja tarkemmin. Tärkeintä on, että se rakennetaan juuri kyseisen työpaikan tarpeisiin, työehtosopimuksen ja työaikalain reunaehdot huomioiden.
👉 Jos työaikojen suunnittelu tuntuu raskaalta tai vanhat mallit eivät enää palvele muuttunutta arkea, autan mielelläni kehittämään ratkaisuja, joilla tehokkuus ja inhimillisyys kulkevat käsi kädessä.
