Kylien väliset mittelöt
Heinäkuun alussa olin järjestämässä kahdelle kuntarajan eri puolilla olevalle kylälle leikkimieliset olympialaiset, joissa ratkottiin kylien keskinäinen mahtavuus. Vaikka tapahtuma toteutettiin kylätoiminnan puitteissa eikä yrittäjätyönä, huomasin jälkikäteen käyttäneeni täsmälleen samoja toimintatapoja, joita sovellan myös asiakastyössä.
Tapahtuman tavoitteena ei ollut järjestää urheilukilpailua vaan luoda tilaisuus, jossa eri sukupolvia edustavat ihmiset tutustuvat toisiinsa, viihtyvät yhdessä ja lähtevät kotiin hyvällä mielellä. Siksi kilpailulajit suunniteltiin korostamaan yhteistyötä, ongelmanratkaisua, tarkkuutta ja oivaltamista fyysisen suorituskyvyn sijaan.
Suunnittelutyössä tärkeintä ei lopulta ollut yksittäisten lajien keksiminen vaan osallistujien näkökulman ymmärtäminen. Hyvä tapahtuma rakentuu siitä, että mahdollisimman moni kokee voivansa osallistua omista lähtökohdistaan.
Tapahtumapäivänä vastaan tuli myös klassinen järjestäjän haaste: sää. Vielä iltapäivällä näytti siltä, että suunnitelman mukainen ohjelma saattaa runsaan sateen tähden peruuntua kokonaan. Sen sijaan, että olisin jäänyt seuraamaan sadetutkaa, muutin ohjelmaa nopeasti ja luonnostelin ulkotiloihin suunniteltujen tehtävien korvaajiksi uusia sisätiloihin soveltuvia tehtäviä. Lopulta sade väistyi, ja osa ulkotiloihin tarkoitetuista tehtävistä voitiin toteuttaa. Vaikka ohjelma jakautui osin ulos ja osin sisään, osallistujat eivät nähneet ongelmaa, vaan pelkästään onnistuneen tapahtuman.
Juuri tällaisissa tilanteissa näkyy suunnittelun merkitys. Täydellisiä olosuhteita ei ole olemassa, mutta hyvin valmisteltu tapahtuma kestää muutoksia.
Ehkä paras onnistumisen mittari oli se, että illan aikana useampi osallistuja kävi erikseen kertomassa pitäneensä olympialaisten lajeista sekä tilaisuudesta kaikkinensa. Lisäksi keskustelu kääntyi jo saman tien siihen, että järjestetäänhän vastaavat kisat myös ensi vuonna.
Kun ihmiset lähtevät kotiin hyvällä mielellä ja haluavat tulla uudelleen, on tapahtuma onnistunut.
Kylien välisten olympialaisten järjestäminen muistutti jälleen siitä, että onnistuneet tapahtumat syntyvät harvoin näyttävistä puitteista. Useimmiten ne rakentuvat huolellisesta suunnittelusta, kyvystä reagoida muuttuviin tilanteisiin ja halusta tehdä osallistujien kokemuksesta mahdollisimman hyvä.
Havainnekuva. Pohjautuu tapahtumasta otettuun valokuvaan, jota on muokattu tekoälyllä yksityisyyden suojaamiseksi.
